Slik fører du en emisjon riktig i aksjeeierboka

En emisjon høres enkelt ut: selskapet henter penger, noen får nye aksjer. I praksis er det her aksjeeierboka oftest sklir ut, fordi selve emisjonen gjøres ett sted og boka oppdateres et helt annet, hvis den oppdateres i det hele tatt.

Rekkefølgen som faktisk gjelder

En emisjon følger en fast rekkefølge, og hvert steg har betydning for boka:

• Styret eller generalforsamlingen vedtar emisjonen, med beløp, kurs og hvem som får tegne.
• Tegning og innbetaling skjer.
• Kapitalforhøyelsen meldes til Foretaksregisteret.
• De nye aksjene føres inn i aksjeeierboka.

Det siste steget er det som glemmes. Da har du en bok som viser gammel eierfordeling, selv om pengene for lengst er på konto.

Hvorfor det blir feil

Når emisjonen modelleres i et regneark og boka føres manuelt etterpå, er det to kilder til sannhet som skal stemme overens. De gjør det sjelden. Noen runder boker av ulikt, noen glemmer en konvertering, og plutselig summerer ikke eierandelene til hundre.

Slik holder du det riktig

Nøkkelen er å la emisjonen oppdatere boka som et resultat av vedtaket, ikke som en separat oppgave. Når du kjører emisjonen steg for steg i ett system, beregnes nye eierandeler og utvanning automatisk, og boka er oppdatert i det øyeblikket runden lukkes.

Da slipper du oppryddingen, og du er klar neste gang noen spør hvem som eier hva.