Slik forbereder du et ryddig styremøte
Et godt styremøte er avgjort før det begynner. En tydelig innkalling, et reelt saksgrunnlag og en plan for avstemning gjør møtet kortere og bedre.
Mange styremøter starter med at noen leter etter forrige protokoll og prøver å huske hva som ble bestemt sist. Det trenger ikke være sånn. Det meste av kvaliteten i et styremøte avgjøres i forberedelsene.
Innkallingen setter rammen
En innkalling bør gi styremedlemmene nok til å møte forberedt: tid og sted, en saksliste, og et saksgrunnlag for hver sak som krever en beslutning. Når dette sendes i god tid, slipper dere å bruke møtet på å lese dokumenter høyt.
En kalenderfil i innkallingen er en liten ting som sparer mye. Da havner møtet rett i kalenderen til alle, med riktig tidspunkt.
Skill mellom orientering og beslutning
Det hjelper å være tydelig på hva slags sak det er:
- Orienteringssaker krever ingen avstemning. De skal informere.
- Beslutningssaker krever et forslag til vedtak og en avstemning.
Når sakene er merket på forhånd, vet alle hva som forventes av dem, og møtet flyter.
Tenk gjennom avstemningen
For beslutningssaker bør du vite hvilket flertall som kreves, og om styret er vedtaksført. Hvis et styremedlem er inhabilt i en sak, må det håndteres før avstemningen, ikke etter.
Protokollen skrives mens dere snakker
Den beste tiden å skrive protokollen på er mens møtet pågår, ikke en uke etterpå når detaljene er glemt. Da blir vedtakene presise, og beslutningsloggen bygger seg opp av seg selv.
Et ryddig styremøte er ikke et spørsmål om mer arbeid. Det er et spørsmål om å gjøre arbeidet på riktig tidspunkt.